REFAL digitalizza i processi con ARXivar Next: il Software di gestione per case di riposo
Nel settore dell’assistenza agli anziani, la gestione documentale e amministrativa rappresenta una sfida complessa. Processi cartacei e manuali generano inefficienze, ritardi e rischi di errore, rallentando il lavoro e impattando la qualità del servizio.
Per affrontare questa sfida, REFAL (Rete Fondazioni Anziani Lugano) ha avviato un percorso di digitalizzazione con il supporto di CHC Business Solutions SA. L’implementazione della piattaforma ARXivar Next, un avanzato software gestione case di riposo, ha permesso di trasformare l’organizzazione documentale e ottimizzare i processi interni, garantendo efficienza, sicurezza e accessibilità.
L'esigenza del cliente
REFAL, nata dall’unione di Cà Rezzonico (Lugano) e Fondazione Opera Charitas (Sonvico), gestisce diverse strutture dedicate all’assistenza agli anziani. Con l’aumento delle richieste di cure e servizi, la necessità di un sistema più moderno e automatizzato per la gestione dei documenti e delle risorse umane è diventata prioritaria.
I principali problemi da risolvere erano:
- Eccessiva manualità nei processi amministrativi e HR.
- Difficoltà nella gestione documentale, con documenti cartacei e flussi di approvazione complessi.
- Mancanza di un sistema strutturato per la gestione di fatture, buste paga e comunicazioni interne.
- Necessità di conformità normativa, specialmente in materia di protezione dei dati.
REFAL aveva quindi bisogno di un software gestione case di riposo in grado di automatizzare e centralizzare questi processi, migliorando l’accessibilità e la sicurezza delle informazioni.
La soluzione di CHC
Per rispondere alle esigenze di REFAL, CHC Business Solutions SA ha implementato ARXivar Next, una piattaforma innovativa che permette di digitalizzare e automatizzare i processi amministrativi e HR.
Grazie a questo software gestione case di riposo, REFAL ha potuto:
- Automatizzare la gestione documentale, eliminando i processi cartacei.
- Digitalizzare il flusso di approvazione delle fatture, riducendo tempi e margini di errore.
- Implementare un archivio elettronico sicuro, conforme alle normative sulla privacy.
- Ottimizzare la gestione delle buste paga e delle comunicazioni interne con accesso digitale ai documenti.
- Migliorare l’organizzazione HR, dalla ricezione del CV fino alla gestione del fascicolo elettronico del personale.
L’adozione di ARXivar Next ha permesso a REFAL di modernizzare la propria struttura operativa e di lavorare in un ambiente più efficiente e connesso.
Benefici Ottenuti
L’integrazione del software gestione case di riposo di CHC ha portato a risultati concreti, tra cui:
- Riduzione dei tempi di gestione documentale: I processi automatizzati hanno abbattuto i tempi di archiviazione e ricerca dei documenti.
- Maggiore sicurezza e conformità normativa: I documenti sono archiviati in modo tracciabile e accessibile solo agli utenti autorizzati.
- Efficienza operativa migliorata: La gestione digitale delle fatture e delle buste paga ha ridotto errori e ritardi.
- Ottimizzazione delle risorse umane: La digitalizzazione dei processi HR ha semplificato la gestione del personale.
- Migliore esperienza per collaboratori e amministratori: L’accesso autonomo ai documenti ha reso le informazioni più accessibili e fruibili in qualsiasi momento.
Grazie alla collaborazione con CHC, REFAL ha compiuto un importante passo avanti nella trasformazione digitale.
Questo progetto non rappresenta un punto di arrivo, ma l’inizio di un percorso di innovazione continua, in cui la tecnologia continuerà a supportare l’evoluzione dell’organizzazione e a migliorare la qualità del servizio.